9 minut czytania
Prawdopodobnie jedną z najbardziej nielubianych czynności w pracy jest pisanie raportów – tak często deklarują pracownicy. To często monotonna, powtarzająca się praca, która wg ankiet, nie ma zbyt wielu fanów. W tym artykule chciałbym zaproponować inne spojrzenie na raporty i zwrócić uwagę, że dobrze robione raporty mogą Tobie wyraźnie pomóc. Jestem zdania, że gdy praktycznie podejdziesz do przygotowywania raportów, może to wręcz pozytywnie wpłynąć na Twoją karierę.
Zacznijmy od tego, że raport to dokument, który przedstawia zebrane dane, wyniki analiz, wnioski lub rekomendacje na określony temat. Jest narzędziem komunikacji, którego celem jest przekazanie informacji w uporządkowany i przejrzysty sposób, często w kontekście rozwiązania problemu, oceny sytuacji lub postępu prac. Raporty mogą być wewnętrzne (stosowane jedynie w firmie) lub zewnętrzne (przygotowane dla klientów, partnerów biznesowych czy urzędów), a ich treść zależy od sytuacji, odbiorców i celu sporządzenia.
Raporty mogą mieć różne formy, w zależności od kontekstu i potrzeb, np. raport z audytu, raport z postępu projektu, raport finansowy czy raport podsumowujący miesiąc. W swojej pracy posługuję się jednak inną klasyfikacją raportów, zrobioną w oparciu o programy, które można wykorzystać do ich przygotowania.
Word
Raporty robione w Wordzie lub innym edytorze tekstu, to najczęściej dłuższe raporty o bardziej rozbudowanej formie. Są łatwe do wydrukowania, mogą zawierać zdjęcia, tabele, wykresy, ilustracje itp. Edytory tekstów dają możliwość szybkiego zredagowania zarówno krótszych jak i dłuższych raportów, wstawienia spisu treści, strony tytułowej, ilustracji i tym podobnych.
Excel
Raporty robione w arkuszach kalkulacyjnych mają najczęściej formę tabel, w których uzupełniamy dane. Często znajdują się tam wykresy oraz miejsca na komentarze. Formularze w Excelu świetnie nadają się do zbierania dużej ilości danych, które potem można dalej przetwarzać, konsolidować, importować itp. Raporty w Excelu są powszechne również dlatego, że łatwo w nich automatycznie dokonywać obliczeń jak i utrzymać jednakowy format – to ważne w sytuacji, gdy więcej osób uzupełnia taki raport.
Power Point
W wielu firmach do tworzenia raportów stosuje się również Power Pointa lub inne programy, w których nacisk postawiony jest na wygląd. W praktyce Power Point jest świetny, żeby wesprzeć Twoją prezentację czy wystąpienie, natomiast zrobienie dobrego raportu napotyka pewne limity. Ten program skupia się w dużej mierze na graficznej stronie tego co tworzymy, i choć można tam umieścić tekst, wykresy, tabele czy zdjęcia to wartość takich raportów jest jednak ograniczona.
Power BI
W wielu firmach raporty automatyzuje się wykorzystując programy tak jak Power BI, które automatycznie pobierają dane z innych systemów i przygotowują łatwo edytowalne raporty. Wielokrotnie jest to najlepsze rozwiązanie do szybkiego zyskiwania wiarygodnych danych, zestawień czy analiz. W programach typu Power BI czy Qlick raporty robią się w zasadzie same.
Słowo RAPORT ma kilka synonimów: sprawozdanie, zestawienie, protokół, opracowanie, analiza, relacja czy dokumentacja. Jest więc pojęciem szerszym niż jedynie tabela z wypełnionymi danymi. Wyobraź sobie przykładową sytuację, w której robisz jakieś zadanie lub projekt i zależy ci, żeby efekty swojej pracy przedstawić współpracownikom, szefowi, innym działom czy klientom. To właśnie ten moment, który możesz bardzo dobrze wykorzystać, jeżeli opracujesz trochę bardziej obszerny, kompletny, atrakcyjny, ale zawsze prawdziwy i rzetelny dokument. Taki raport to ważne, choć niestety niedoceniane narzędzie służące skutecznemu zarządzaniu.
Dla lepszego zobrazowania takiej sytuacji przedstawię ci pewną historię.
Kilka lat temu prowadziłem projekt, który polegał na wdrożeniu nowych produktów dla klienta z USA. Klient ten to firma z naszej grupy kapitałowej, blisko powiązana z centralą. W tym czasie nasza firma była nowa w grupie kapitałowej i niewiele osób o nas słyszało. Podobnie my znaliśmy zaledwie dwa trzy nazwiska osób, które mogłyby być ważnymi interesariuszami projektu.
Od samego początku trwania tego projektu postanowiłem przygotowywać miesięczny raport z projektu (w języku angielskim) i wysyłać go, bez pytania, do tych kilku osób, o których wiedziałem, że mogą być zainteresowani projektem. Ustaliłem dość prostą graficzną formę raportu, która nawiązywała do corporate design i nadałem raportowi strukturę dotyczącą treści. Projekt się rozpoczął a ja po miesiącu wysłałem pierwszy raport, do swojego szefa, do jego szefa oraz przedstawiciela końcowego klienta, jakiego znałem jedynie z adresu email. Po kilkunastu dniach otrzymałem mailem dwie prośby od dwóch innych osób, wchodzących w skład zarządu firmy, aby kolejny raport wysyłać również do nich. Okazało się, że wcześniejszy raport był omawiany na miesięcznym spotkaniu zarządu firmy. Oczywiście nie było to zamierzone z mojej strony, ale w końcu o czymś muszą rozmawiać na zarządzie…. Minął miesiąc, odbył się kolejny zarząd, na którym już 3 osoby miały aktualny raport z projektu. Chyba musieli znów go omawiać, bo dostałem email od sekretarki CEO z listą osób, do których miałem wysyłać raport co miesiąc. Ponieważ projekt dotyczył dostarczania produktów do USA, nadałem projektowi nazwę COLUMBUS, bo był to dla nas pierwszy klient spoza Europy. Jakoś tak taka analogia sama się nasunęła.
Systematycznie wysyłałem miesięczne raporty do coraz większej listy osób, które „musiały” być poinformowane. Po kilku miesiącach trwania projektu, byliśmy gotowi do wysłania prototypów, które w sposób naturalny dostały nazwę „kolumbusów”. Co ciekawe, nasi klienci z USA również je tak nazywali, co znacznie ułatwiało wiele rozmów: „ile kolumbusów wyślemy w przyszłym miesiącu”? „mamy w środę telko o kolumbusach” itp. Aż przyszły wakacje i na przełomie lipca i sierpnia miałem urlop, zdecydowałem, że raport wyślę dopiero po 15 sierpnia. Jakie było moje zdziwienie, gdy na poczcie znalazłem kilka upomnień, że nie wysłałem raportu na czas. Przeprosiłem, wysłałem zaległy raport i do końca już pilnowałem terminów. Praktycznie w każdym raporcie umieszczałem zdjęcia, to wyrobów, to modernizowanej linii technologicznej. Pod koniec projektu postanowiłem dodawać też zdjęcia zespołu projektowego oraz innych osób zaangażowanych w projekt. Z jednej strony zadziałało to motywująco dla wszystkich osób w projekcie a z drugiej przedstawiło nas jako zmotywowaną i zgraną załogę. Projekt dobiegł końca, nazwa kolumbusy pozostała i jest wciąż używana na obu kontynentach a ja? Jak się przypadkiem dowiedziałem po prawie roku, jestem postrzegany jako dobry organizator i rzetelny, terminowy pracownik. A zapracowałem na tą opinię dość nieświadomie, po prostu nie pytany zacząłem wysyłać raporty o stanie projektu.
Jak pokazuje powyższy przykład, nie chodzi w tym artykule o raporty typu „wypełniona tabelka” czy „zintegrowane dane za okres”. Zwracam jedynie uwagę, że gdy masz do wykonania wystraczająco ważne zadanie, wykorzystaj narzędzie jakim jest raport. Praktycznie zastosowane raporty są bardzo wartościowym narzędziem.
Jak taki raport napisać? Po pierwsze, raporty powinny mieć stałą strukturę, aby odbiorcom łatwiej było zapoznawać się z treścią, szczególnie w przypadku otrzymania kolejnych raportów. A to oznacza, że już na etapie przygotowania powinieneś „zaprojektować” główne części raportu. Jak nie będziesz mieć innego pomysłu, zastosuj podstawową strukturę: wstęp, część główna i podsumowanie.
Wstęp to część raportu, która służy do ułatwienia organizacji dokumentu. Powinna zawierać datę, główne dane, w tym raportowany okres, nagłówki, logo, autora i inne tego typu elementy.
Część główna jest najważniejszym fragmentem raportu. Powinna się składać z analizy poszczególnych części zadania, aktualnego statusu, opisu wykonanych zadań, osiągniętych celów, wykorzystanych zasobów, terminów, kosztów i innych ważnych informacji. W tej części warto abyś ujął ewentualne opóźnienia, przekroczenia budżetu, aby rzetelnie przedstawić realizację zadania i porównać ją do założeń i planów. Jeżeli jest to adekwatne do sytuacji umieść wyciąg z analizy ryzyka i problemów, oraz ich wpływ na realizację zadania. Nie zapomnij przedstawić podejmowane działania korygujące.
Podsumowanie raportu powinno zawierać konkluzje, wnioski oraz w razie potrzeby, rekomendacje kolejnych kroków.
W zależności od tego czego raport dotyczy możesz w nim umieszczać: aktualny harmonogram, kolejne zadania i zależności między nimi, oraz terminy realizacji, co umożliwi zespołowi projektowemu i interesariuszom śledzenie postępu prac. Wyciąg z dostępności i wykorzystania zasobów ludzkich, finansowych i materialnych, co może pomóc w podjęciu decyzji o realokacji lub zaangażowaniu dodatkowych zasobów.
Dobrze opracowany raport powinien ułatwić komunikację z interesariuszami poprzez przekazanie najważniejszych informacje na temat postępu, osiągnięć, problemów i ryzyk. Raport ma umożliwić interesariuszom zrozumienie i zareagowanie na bieżące zdarzenia. Dlatego nie możesz przeładować go informacjami, które do powyższego celu nie prowadzą.
Dobry raport powinien spełniać szereg kryteriów, aby był uznany za skuteczny i użyteczny. Oto kilka kluczowych cech dobrego raportu:
Przejrzystość – Informacje w raporcie powinny być przedstawione w sposób jasny i zrozumiały. Używaj prostego języka i czytelnych formatów, pomóż odbiorcom łatwo przyswoić treść.
Logiczna struktura – zachowaj w raporcie odpowiedni układ: wstęp, główna treść i wnioski. Dzięki temu odbiorca może śledzić tok twojego myślenia i szybko znaleźć interesujące go informacje.
Zwięzłość – Raport powinien być na tyle krótki, na ile to możliwe, a na tyle długi, na ile jest to konieczne. Unikaj zbędnych informacji, ale zwróć wagę, aby raport nie stracił na wartości.
Rzetelność – Raport powinien opierać się na faktach, nie na subiektywnych opiniach. Dane powinny być dokładne i wiarygodne, co pozwoli podejmować oparte na dowodach decyzje.
Odpowiednia dokładność – Wszystkie dane, liczby i fakty zawarte w raporcie muszą być precyzyjne i sprawdzone. Zawsze błędy mogą się przytrafić, ale gdy zaczniesz robić ich sporo, utracisz zaufanie odbiorców i otoczenia.
Dostosowanie do odbiorcy – Dostosuj styl i poziom szczegółowości do jego odbiorców. Inaczej napisz raport dla zarządu, a inaczej dla zespołu operacyjnego.
Użyteczność – Raport musi zawierać najnowsze i aktualne dane, aby był użyteczny. Używaj danych historycznych umieszczając je odpowiednio w kontekście, używaj porównań i bądź ostrożny, abyś nie wprowadził odbiorców w błąd.
Koncentracja na celu – pamiętaj, piszesz raport w określonym celu. Wszystkie informacje zawarte w raporcie powinny go wspierać, a elementy niezwiązane z celem możesz śmiało pominąć.
Wizualizacja danych – Wykresy, tabele i diagramy mogą Ci znacznie ułatwić przekazanie danych liczbowych. Dobre wizualizacje pomagają lepiej zrozumieć skomplikowane informacje i przyspieszają ich analizę.
Wnioski i rekomendacje – Dobry raport nie tylko przedstawia dane, ale także formułuje wnioski na ich podstawie. Tam, gdzie to możliwe, powinieneś zawrzeć konkretne rekomendacje działań, co ułatwi podejmowanie decyzji.
Pisanie raportów może wydawać się rutynową i monotonną czynnością, jednak dobrze przygotowany raport to znacznie więcej niż formalność. To potężne narzędzie komunikacji, które pozwoli nie tylko na przedstawienie zebranych danych, ale również na skuteczne budowanie Twojej pozycji w organizacji. Wykorzystaj taką szansę. Regularne dostarczanie rzetelnych, uporządkowanych i przejrzystych raportów wyróżni Cię jako osobę zorganizowaną, dbającą o transparentność i terminowość. Pamiętaj, tworzenie raportów to okazja, aby przedstawić swoje działania, wyniki i wnioski w sposób, który zbuduje reputację i wesprze rozwój kariery. Bądź praktyczny – wykorzystaj to!
Jedna odpowiedź
Dziękuję za artykuł, zmienił moje podejście do pisania raportów. Zawsze postrzegałam je jako uciążliwy obowiązek, a teraz widzę w nich również szansę. Wskazówki wezmę pod uwagę w swojej pracy