10 minut czytania
Czy zastanawiałeś się czemu wszyscy mówią, żeby pracować zespołowo? Czemu praca zespołowa jest odmieniana przez wszystkie przypadki a stwierdzenie zespół interdyscyplinarny wydaje się być lekarstwem na każdą sytuację? Skąd ta ciągota do pracy zespołowej? A nie byłoby lepiej, aby każdy osobno wykonał swoją część pracy a na końcu Ty byś to wszystko złożył do kupy?
Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest praca zespołowa?
Wg definicji to wspólne działanie osób, które dążą do osiągnięcia określonego celu lub zrealizowania zadania. W pracy zespołowej każdy członek zespołu wnosi swoje unikalne umiejętności, wiedzę i doświadczenie, aby wspólnie rozwiązywać problemy i przedstawiać swój punkt widzenia. Zauważyłeś, że już kilka razy pojawiło się tu pojęcie „zespołu”?
Zespół działa razem w celu osiągnięcia wspólnego celu.
I tu drobna, ale kluczowa uwaga – często zespół jest mylony z grupą. Grupa osób też pracuje razem, ale nie działają oni w celu osiągnięcia wspólnego celu. Przykładem może być klasa w szkole. Dzieciaki chodzą do jednej klasy przez 8 lat podstawówki, są razem na lekcjach, nawet czasami wspólnie zrobią jakiś projekt albo przedstawienie, ale powiedzmy sobie otwarcie: każdy z nich działa, aby osiągnąć swój własny cel edukacyjny. Podobnie grupa turystów na wycieczce: razem zwiedzają, podróżują autokarem, robią sobie nawzajem zdjęcia, ale tak naprawdę są zainteresowani własną rozrywką. A w pracy? Wyobraź sobie, że masz do przekazania pracownikom swojego działu jakieś informacje, np. po uaktualnieniu jakiejś procedury. Twój cel to przekazanie informacji, ich cel to dowiedzenie się jak od teraz będziemy pracować. Każdy zdobywa wiedzę dla siebie, z pozoru wygląda to na pracę zespołową, ale jest to jednak tylko grupa.
Po co pracować zespołowo?
To bardzo ważne pytanie, szczególnie gdy weźmiesz pod uwagę, że praca zespołowa jest naprawdę droga. Praca zespołu czteroosobowego kosztuje niestety więcej niż praca 4 członkó zespołu z osobna. Musisz pamiętać, że należy taką pracę zaplanować, zorganizować, znaleźć odpowiednie miejsce, moderować, panować nad zespołem, motywować uczestników, podsumować itp. A to kosztuje. Praca zespołowa ma więc sens jedynie wtedy, gdy chcesz osiągnąć wyraźnie większy cel w porównaniu z tym, jaki byśmy osiągnęli w pojedynkę lub pracując każdy osobno.
I o tym należy pamiętać, bo gdy masz osiągnąć efekt „normalny”, po prostu podziel zadania pomiędzy kilka osób, każdy zrobi swoje a Ty złożysz wszystko razem. Wyjdzie dobrze, a znacznie taniej, wygodniej i nie będziesz musiał się męczyć z dynamiką pracującego zespołu!
Oczywiście są sytuacje, w których warto z pracy zespołowej korzystać: szukasz jakiegoś rozwiązania, masz kilka pomysłów, ale czujesz, że są też inne rozwiązania, popracuj wtedy z kimś a zapewne dojdziecie do takiego rozwiązania, na jakie sam byś nie wpadł. Albo rekrutujesz pracownika do zespołu, który ma mieć jakieś specyficzne kompetencje i nie umiesz ich dobrze ocenić. Wtedy warto rozmowę rekrutacyjną przeprowadzić wspólnie, Ty ocenisz czy kandydat dobrze będzie pasował do zespołu, a ktoś inny oceni kwalifikacje specjalistyczne. A gdy podczas rozmowy wspólnie stworzycie ciekawą i inspirującą rozmowę z kandydatem, możecie osiągnąć znacznie większe, niezaplanowane rezultaty.
Efekt synergii
Efekt synergii w przypadku pracy zespołowej oznacza, że wspólne działania zespołu przynoszą lepsze rezultaty niż suma działań poszczególnych jej członków pracujących osobno. Innymi słowy, synergia to sytuacja, w której łączny wysiłek zespołu prowadzi do osiągnięcia wyników, które są większe lub bardziej wartościowe niż to, co każdy członek mógłby osiągnąć indywidualnie.
Efekt synergii pojawi się pod pewnymi warunkami. Członkowie zespołu muszą efektywnie współpracować, dzielić się swoimi unikalnymi umiejętnościami, doświadczeniami i perspektywami, a także wzajemnie się inspirować i motywować. Dzięki temu zespół może wygenerować innowacyjne pomysły, szybciej rozwiązywać problemy i proponować lepsze rozwiązania. Klucz do osiągnięcia synergii tkwi w dobrej komunikacji, zaufaniu, umiejętności wykorzystywania mocnych stron każdego członka zespołu oraz wspólnym dążeniu do realizacji wspólnych celów.
Praca zespołowa jest trudna
Ale nie mniej złudzeń: praca zespołowa jest trudna. Tzn. dobrze wykonana praca zespołowa. Często wiąże się z koniecznością dostosowywania się do różnych osobowości, stylów pracy i priorytetów poszczególnych osób, a to nie zawsze jest łatwe. Zdarza się, że w zespole niektóre osoby przejmują inicjatywę, a inne pozostają w cieniu, co może prowadzić do frustracji i nieefektywności. Ponadto, opracowanie wspólnego stanowiska jest czasochłonne, trudne, a czasami niemożliwe, zwłaszcza gdy każdy ma inną wizję rozwiązania problemu. W efekcie, zamiast przyspieszać pracę, zespołowe działanie może ją komplikować i wydłużać. Pojawia się też problem rozproszonej odpowiedzialności – nie raz usłyszysz: zespół zdecydował, zespół podjął decyzje. Od decydowania są menedżerowie, osoby specjalnie powołane do tego w strukturze organizacyjnej a zespół może opracować rozwiązanie, doradzić lub pokazać problem z różnych perspektyw. Pojawia się również ryzyko konformizmu, czyli zjawiska, gdy członkowie przyjmują zdanie wspólne z innymi, z obawy np. przed odrzuceniem. Prowadzi to do jednomyślności a to z definicji przeczy idei pracy zespołowej. Inna niepożądana sytuacja wystąpi, gdy kilka silnych charakterów zacznie ze sobą rywalizować. Również łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której kilku członków zespołu ma inne zdanie na jakiś temat, ostateczne stanowisko zespołu jest jedno, więc kilka osób może być niezadowolonych.
To wszystko stanowi wyzwanie dla lidera zespołu i jeśli Ty nim jesteś, warto abyś miał umiejętności organizacyjne, komunikacyjne, rozwiniętą asertywność, umiejętność szybkiej oceny sytuacji i reagowania, jednocześnie będąc otwartym na zdanie innych. Nie zazdroszczę.
Po co Ci zespół?
Więc jeżeli już zdecydujesz się na pracę zespołową i masz wyraźne przesłanki, że jest to najlepsze co możesz zrobić w danej sytuacji, zadaj sobie pytanie: po co Ci zespół? Może lubisz pracować z innymi, to Cię uskrzydla, masz w otoczeniu osoby kompetentne, rzetelne a w dodatku je lubisz. Wspólna praca wydaje się zasadna. Albo masz do opracowania mapę procesu, który jest realizowany przez 3 różne działy. Ty wiesz co i jak ma wykonać Twój dział. Potrzebujesz zatem kilka osób, które powiedzą co i jak powinni robić pracownicy w pozostałych działach. Kolejny przykład: dostaliście reklamację od klienta i szukacie przyczyny jej powstania, problem może leżeć po stronie procesu, kompetencji pracowników, wadliwego narzędzia albo materiału. No więc sam przyczyny raczej nie znajdziesz, potrzebujesz kilku osób do pomocy. Jak widać są sytuacje, w których praca zespołowa, mimo swoich wad wydaje się najlepszym rozwiązaniem.
Zatem, wiedząc, że będziesz pracować w zespole, to ile osób powinieneś zaprosić do wspólnej pracy? Odpowiedź ekspertów jak zwykle brzmi: to zależy. Zacznijmy od zasady 2 pizz Jeffa Bezosa, która mówi, że aby osiągnąć dużą wydajność zespołu, zespół powinien liczyć tyle osób, ile może się najeść 2 pizzami. Po kilka kawałków na osobę daje nam maksymalnie 6, może 7 osób.
Ale moim zdaniem jest to zasada dla starych wyjadaczy, a gdy dopiero praktykujesz z pracą zespołową, będzie Ci trudno skutecznie zarządzać tak licznym zespołem.
Trzyosobowy zespół
Zbuduj zespół 3 osobowy, wliczając w to również Ciebie! Ty i 2 kompetentne, sumienne, terminowe osoby, z którymi możesz dojść do porozumienia pozwoli Ci być skutecznym: zapanujesz nad zespołem, przedstawisz im cel, rozdzielisz zadania, wysłuchasz każdego, podzielisz czas pracy zespołowej w miarę równo pomiędzy członków itp. Dobierz osoby o różnych poglądach i różnorodnym spojrzeniu, to pozwoli ci uniknąć ryzyka, jakie pojawia się w małych zespołach, czyli braku różnych perspektyw. Zwróć uwagę, czy zaproszone do zespołu osoby będą mieć wystarczająco dużo czasu na pracę, w takim małym zespole członkowie będą raczej przeciążeni obowiązkami. Nieparzysta liczba osób w zespole pozwoli, co do zasady, uniknąć patowych sytuacji decyzyjnych. Niemniej, na wszelki wypadek, zarezerwuj dla siebie prawo do decydowania. Zresztą, skoro Ty potrzebujesz zespołu do załatwienia swojej sprawy i tak cała odpowiedzialność ostatecznie spadnie na Ciebie.
Na samym początku pracy zapowiedz, że z dużym prawdopodobieństwem nie dasz rady rozdzielić pracy po równo, tworzycie zbyt mały zespół, aby to było możliwe. Zapytaj, czy możesz jakoś zmniejszyć frustrację, która z tego faktu wyniknie. Tak mały zespół jest narażony na paraliż, w sytuacji, gdy jeden z członków będzie nieobecny, nieważne – choroba, urlop, to na pewno wpłynie na terminy i jakość pracy. Dobierając osoby do zespołu, szczególnie tak małego zwróć uwagę, aby nikt nie miał tendencji do dominacji lub podkopywania morale.
Czas na cztery osoby…
Gdy dojdziesz do wprawy w pracy zespołowej spróbuj dobrać czwartą osobę. Większy zespół będzie niestety wymagał bardziej ustrukturyzowanej pracy a nawet zalążków procedur. Pojawi się ryzyko polaryzacji, 2 pary osób o przeciwstawnych zdaniach mogą wprowadzić impas. Ale zyskasz większe możliwości realizacji zadań, różnorodność perspektyw, elastyczność i większą odporność na nieobecności. Z większym zespołem łatwiej Ci będzie zrealizować bardziej skomplikowane zadanie kosztem trudniejszej organizacji i koordynacji.
Osobiście nie polecam budowania dużo większych zespołów, pojawi się realne ryzyko, że „jeden pracuje, drugi kibicuje” czyli efekt pasażera na gapę (free-rider problem). W takiej sytuacji praca zespołowa na pewno będzie nieopłacalna. Wzrośnie też ryzyko konfliktów, a dynamika zespołu i tworzenie podgrupek nie ułatwią współpracy i osiągnięcia celu.
A może 2 małe zespoły?
A gdy masz do zrealizowania naprawdę duży projekt, wymagający bardziej licznego zespołu pomyśl nad utworzeniem 2 niezależnych 3-4 osobowych zespołów. Uzyskasz większą elastyczność – każdy zespół może pracować w swoim tempie, członkowie zespołu będą lepiej poinformowani, szybciej dojdą do rozwiązania, bo będziesz musiał uwzględnić mniej opinii. Co do zasady członkowie małego zespołu powinni czuć się bardziej zmotywowani, bo ich praca będzie bardziej widoczna i będą mieć większy wpływ na rezultaty. Powołanie 2 niezależnych zespołów uda się, gdy struktura zadania na to pozwoli: Przykładowo organizujesz event formowy, jeden zespół może zająć się organizacją: transportem, noclegami czy posiłkami a drugi merytoryką: co będziemy robić w czasie eventu, jak zaangażujemy uczestników czy jakich materiałów będziemy potrzebować.
Możesz mieć szczęście (lub pracować w dobrze ułożonej organizacji) i mieć swobodę w doborze osób do zespołu. Dodatkowo, jeżeli dość dobrze je znasz, będzie Ci dużo łatwiej i korzystaj z tych możliwości. Gdy nie znasz osób, bo pracujesz krótko, lub w dużej organizacji zatrudniającej sporo pracowników, zapytaj innych o to kogo dobrać do pracy. Wykorzystaj do tego poniższe pytania:
1. Czy pracownik ma potrzebne Tobie umiejętności i kompetencje? Pozwoli Ci to wstępnie zidentyfikować konkretne umiejętności techniczne, kompetencje i wiedzę, które są niezbędne do wykonania zadania. Postaraj się, aby zespół miał wszystkie potrzebne zasoby do skutecznej pracy. Dubluj umiejętności pracowników tylko gdy będziesz tego wyraźnie potrzebował.
2. Czy pracownik ma doświadczenie w pracy zespołowej? Szukaj raczej osób o umiejętnościach współpracy i efektywnej komunikacji a przynajmniej o pozytywnym nastawieniu do Ciebie, innych i problemu.
3. Jaki styl pracy preferuje pracownik? Odpowiedź na to pytanie pozwoli Ci lepiej się przygotować do pracy z zespołem poprzez dobranie formy feedbacku czy sposobu rozwiązywania konfliktu.
4. Czy pracownik ma umiejętność rozwiązywania problemów i łatwo podejmuje decyzje? Pomoże Ci to wybierać osoby, które są proaktywne, potrafią analizować sytuacje i podejmować decyzje w oparciu o dostępne informacje.
5. Czy pracownik ma odpowiednią motywację i jest zaangażowany? Osoby, które są dobrze nastawione do pracy, powinny być bardziej skłonne do współpracy i wnoszenia wartości do zespołu – wykorzystaj to.
6. Czy pracownik jest gotowy na przejmowanie odpowiedzialności? Dopytaj o tą cechę, bo jest ona szczególnie ważna w małym zespole.
7. Jakie są preferencje komunikacyjne pracownika? Odpowiedzi na to pytanie pomogą Ci lepiej dopasować kanały komunikacji. A to zagadnienie zaczyna być coraz bardziej zauważalne: podobno młodzi ludzie mają awersję do rozmowy przez telefon – wolą pisać przy użyciu komunikatorów, a wiele osób starszych nawet nie słyszało np. o discordzie. Zespół zróżnicowany wiekowo pozwoli na osiąganie niewiarygodnych celów ale napotkasz sytuacje, w których jeden pracownik będzie się świetnie odnajdywał na spotkaniach a drugi będzie czekał na emaile z instrukcjami.
8. Czy pracownik lubi pracę z innymi? To banalne pytanie, ale może uda Ci się dzięki temu zebrać osoby o podobnym podejściu do pracy, co może pomóc w budowaniu spójności zespołowej.
Te pytania pomogą Ci dobrze dobrać odpowiednie osoby do tak małego zespołu co zwiększy szanse na efektywną współpracę i osiągnięcie sukcesu. Oczywiście poszukaj też swoich własnych pytań – pamiętaj: to będzie Twój zespół powołany do zrealizowania Twojego celu. Ale podejdź do tematu praktycznie: gdy zebranie odpowiedzi ma Ci zając kilka godzin, a praca w zespole tylko dwie do trzech, lepiej znajdź szybszy klucz doboru osób, może intuicja a może krótka rozmowa z bardziej doświadczoną osobą będą bardziej pomocne.
Masz dobrany zespół…
Teraz nadszedł czas na współpracę w realu. Skuteczność zespołu nie polega tylko na doborze odpowiednich osób. Właściwie prowadzona praca zespołowa przyniesie niesamowite rezultaty, ale wymaga to Twojego zaangażowania i umiejętności prowadzenia zespołu przez wyzwania. Praktykuj, eksperymentuj i ucz się na błędach – to właśnie w ten sposób staniesz się coraz lepszy w pracy zespołowej.
O tym jak przeprowadzić burzę mózgów możesz przeczytać tu:
2 Responses