12 minut czytania
Wprowadzenie: Czy korzystasz z pełni możliwości swojej skrzynki pocztowej?
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, ile czasu dziennie spędzasz na przeszukiwaniu skrzynki pocztowej? Ile razy klikasz bezmyślnie w różne opcje, tylko po to, żeby odnaleźć jeden konkretny e-mail? Programy pocztowe towarzyszą nam każdego dnia, są jak narzędzie pracy, które „po prostu musi być”. Ale czy pomyślałeś, ile tak naprawdę oferują funkcji, których nawet nie znasz, a które mogłyby zaoszczędzić Ci mnóstwo czasu?
Większość z nas używa poczty intuicyjnie, korzystając z podstawowych funkcji, jakbyśmy mieli do dyspozycji tylko skrzynkę odbiorczą i przycisk „wyślij”. Tymczasem nowoczesne programy pocztowe to potężne narzędzia z setkami opcji, które – jeśli je opanujemy – mogą znacząco zwiększyć naszą efektywność.
Ale kto z nas zadaje sobie trud, by odkryć te funkcje? Czy kiedykolwiek przeszło Ci przez myśl, że nasza nieświadomość ogranicza naszą produktywność?
Wielu ludzi w firmach (ale i prywatnie też) na całym świecie traci dziennie godziny, bo nie zdają sobie sprawy, że można zautomatyzować lub przyspieszyć większość czynności, które wykonują. Czy też chcesz traktować swoją skrzynkę pocztową jako coś, co „po prostu jest” i nigdy nie zadać sobie pytania: jak mogę wykorzystać ją lepiej?
W tym artykule pokażę Ci jak, od zaraz, wykorzystywać funkcje przydatne do przeszukiwania poczty. Na pewno Twoje codzienne zarządzanie pocztą stanie się prostsze, znajdziesz sposób na zaoszczędzanie czasu i po kilkunastu dniach stosowania pomyślisz „jak mogłem kiedyś pracować inaczej”.
Ile wiadomości otrzymujesz dziennie?
Wg danych z ostatnich lat przeciętny pracownik biurowy otrzymuje około 100-120 wiadomości email dziennie. To oczywiście szacunek zależny od wielu czynników, takich jak branża, stanowisko czy kultura komunikacyjna danej firmy. Choć statystyki pokazują pewne uśrednione wartości 100 maili dziennie pochłania ogrom czasu. Tylko 20-30% to wiadomości istotne lub wymagające uwagi, reszta to maile informacyjne, newslettery, wiadomości wewnętrzne, które mogą być mniej pilne lub wręcz niepotrzebne. Dla kadry kierowniczej liczby te mogą być jeszcze wyższe osiągając nawet 200 wiadomości dziennie. A to już wymaga efektywnego zarządzania pocztą!
O obsługiwaniu skrzynki email napisałem artykuł tu: Poczta email czy naprawdę umiesz się nią posługiwać
Zakładam, że go przeczytałeś, dokonujesz świadomej selekcji emalii, ale i tak każdego dnia Twoja skrzynka odbiorcza rośnie o kilkadziesiąt wiadomości. Jak zatem sprawnie wyszukiwać emaili, które nas akurat interesują?
Jak efektywnie wyszukiwać wiadomości?
Z pomocą przychodzi cała lista poleceń, jakie możesz używać wpisując je w pasku wyszukiwania. Taki pasek znajduje się praktycznie we wszystkich programach pocztowych. Posłużę się jako przykładem bardzo popularnym Outlookiem od Microsoft, gdzie pasek wyszukiwania znajduje się na samej górze. Jeśli używasz innego programu, na pewno pasek wyszukiwania jest łatwo dostępny ale możesz tez użyć skrótu klawiszowego Ctrl + E, i automatycznie przejdziesz do paska wyszukiwania.
Jak używać paska wyszukiwania? Polecam poznać kilka podstawowych poleceń i po prostu je tam wpisywać. Ale, aby być praktycznym, używaj kombinacji minimu 3 – 4 poleceń.
Zacznijmy od czegoś podstawowego: chcesz poszukać email, jaki dostałeś od nadawcy NOWAK, email posiadał załącznik i dotyczył projektu o nazwie [Praktyczny menedżer]. Wpisz zatem:
from:nowak hasattachments:true „Praktyczny menedżer”
W odpowiedzi dostaniesz naprawdę krótką listę maili od NOWAK spełniające wszystkie powyższe kryteria.
Do uzyskania wyników użyłem polecania from:nowak, które służy do wyszukiwania wiadomości e-mail po nadawcy, umożliwiając szybkie zidentyfikowanie wiadomości od konkretnej osoby lub adresu. from:nowak wyświetli wszystkie wiadomości otrzymane od użytkownika „nowak”, co jest szczególnie przydatne, gdy chcesz przejrzeć całą korespondencję od tej osoby. Użycie tego polecenia wraz z innymi filtrami, np. datą czy obecnością załączników, pozwala precyzyjnie zawęzić wyniki wyszukiwania.
Kolejne użyte polecenie to hasattachments:true, które służy do filtrowania wiadomości, które zawierają załączniki. Najczęściej to polecenie łączy się z innymi operatorami, aby bardziej zawęzić wyniki, jak w powyższym przykładzie: from:nowak hasattachments:true, co znajduje wiadomości od Nowaka z załącznikami. Jeżeli szukasz emiali bez załącznika wtedy wpisz po prostu: hasattachments:false.
Pojawia się też cudzysłów, dzięki czemu wyszukasz tylko te wiadomości, które zawierają dokładnie frazę „Praktyczne menedżer”. Cudzysłów jest przydatny, gdy szukasz określonego wyrażenia składającego się z kilku słów, a chcesz uniknąć wyników zawierających każde z tych słów osobno.
Jeżeli chciałbyś dostać listę maili, w których fraza „Praktyczny menedżer” jest w tytule maila, a nie w treści wpisz:
from:nowak hasattachments:true subject:”Praktyczny menedżer”
Użyłem tu polecenia “subject:”, które pozwala na wyszukiwanie wiadomości e-mail, które zawierają określone słowa lub frazy w temacie wiadomości, co może Ci znacznie ułatwić odnalezienie korespondencji o konkretnej treści. Również w tym poleceniu użyłem cudzysłowów, aby wyszukać dokładną frazę. Gdy pominę cudzysłów znajdę maile ze słowami Praktyczny oraz menedżer w dowolnych konfiguracjach.
Załóżmy sytuację, że szukasz email od KOWALSKI ale bez załącznika i na pewno email nie powinien zawierać słów: koszty oraz wydatki napisz zatem:
from:kowalski hasattachments:false NOT koszty NOT wydatki
W powyższym poleceniu użyłem łącznika NOT a Outlook wyświetlił wiadomości od Kowalskiego, które nie zawierają słów: koszty oraz wydatki. Operator NOT jest bardzo użyteczny, gdy chcesz wykluczyć pewne słowa lub frazy z wyników wyszukiwania. Istnieją też inne łączniki: AND oraz OR.
Łącznik AND jest łacznikiem domyślnym, więc (akurat w Outlook) nie musisz go wpisywać. Gdy wpiszesz dwa różne warunki oddzielone spacją, Outlook uzna, że oba muszą być spełnione.
Łącznik OR oznacza LUB, więc wyszuka wszystkie wiadomości, które spełniają tylko jedno z podanych kryteriów. Przykładowo:
(from:kowalski OR from:nowak) „nowy klient”
A po co w tym poleceniu nawiasy? Nawiasy są używane do grupowania warunków, co pozwala kontrolować kolejność ich interpretacji przez Outlook. W powyższym przykładzie nawiasy grupują kryteria from:kowalski i from:nowak, aby Outlook najpierw potraktował je jako jeden zestaw warunków. W ten sposób wyszukiwane są wiadomości, które są od „Kowalski” lub „Nowak” i jednocześnie zawierają frazę „nowy klient”. Bez nawiasów Outlook mógłby potraktować OR inaczej, co mogłoby zmienić wyniki wyszukiwania, pokazując maile od Kowalskiego, które nie zawierają frazy „nowy klient”.
Użyjmy kolejnych ciekawych poleceń: received, < oraz >
Przykład: received:>2023-01-01 AND received:<2023-12-31
Outlook wyświetli wiadomości otrzymane w okresie od 1 stycznia 2023 do 31 grudnia 2023. Znaki > i < pozwalają ustawić zakres dat, co jest przydatne, jeśli chcesz przeanalizować wiadomości z konkretnego okresu. Polecenie received: pozwala na filtrowanie wiadomości e-mail według daty ich otrzymania, co jest przydatne, gdy szukasz korespondencji z konkretnego okresu. Możesz też napisać:
received:2023-10-15 a program zwróci wiadomości otrzymane dokładnie tego dnia.
I jak wyżej, łącząc received: z innymi operatorami, możesz dokładnie określić przedział czasu lub połączyć go z innymi kryteriami, np. from:kowalski received:2023-010-015 a program znajdzie tylko wiadomości od Kowalskiego otrzymane 15 maja 2023.
Kolejne przykłady ciekawych poleceń
category:Niebieski
To polecenie wyświetli wiadomości oznaczone kategorią „Niebieski”. Filtr category: jest przydatny, jeśli organizujesz pocztę za pomocą kategorii i chcesz szybko znaleźć wiadomości oznaczone konkretnym kolorem lub nazwą kategorii.
hasflag:true
Outlook wyświetli wiadomości, które są oznaczone flagą. Flagi są często używane do oznaczenia wiadomości wymagających działania, a ten filtr pozwala łatwo przeszukać pocztę pod kątem takich wiadomości. Przy okazji: stosowanie flag to bardzo przydatna umiejętność, warto abyś ją też poznał i używał – bardzo ułatwia życie.
size:>1MB
To polecenie wyświetli wiadomości większe niż 1 MB. Operator size: pozwala na filtrowanie wiadomości według ich rozmiaru, co jest przydatne, gdy chcesz znaleźć duże wiadomości i na przykład zwolnić miejsce w skrzynce odbiorczej. Polecenie to można używać w różnych kombinacjach: size:>100KB co pozwali znaleźć wiadomości o rozmiarze większym niż 100 KB, lub size:100KB dla wiadomości o rozmiarze dokładnie 100 KB.
to:nowak cc:kowalski
Przy użyciu powyższego polecenia Outlook wyszuka wiadomości, które zostały wysłane do Nowaka oraz do Kowalskiego w kopii. Operatory to: i cc: pozwalają na precyzyjne określenie odbiorców wiadomości, co może być użyteczne, gdy szukasz korespondencji skierowanej do konkretnych osób.
Praktyczne zastosowanie zaawansowanych poleceń
To teraz połączmy kilka poleceń w jednym przykładowym wyszukiwaniu. Wyobraź sobie, że chcesz znaleźć email od Kowalskiego, z roku 2024, który zawiera słowa „budżet” i „2023” połączone razem oraz słowo „wynik” w dowolnej kolejności, email nie ma załącznika. Napiszesz wtedy:
from:kowalski received:2024 hasattachments:false „budżet 2023” wynik
Inny przykład: szukasz wiadomości od klienta „Nowak” z całego roku 2023, które dotyczą nowego projektu o nazwie „Optymalizacja Procesów”, zawierające plany lub harmonogramy, ale jednocześnie chcesz wykluczyć wszystkie e-maile, które wspominają o budżecie (aby skupić się na dokumentacji projektowej). Co wpiszesz?
from:nowak received:2023 hasattachments:true subject:”Optymalizacja Procesów” (plany OR harmonogramy) NOT budżet
Powyższe polecenie zadziała następująco: from:nowak – wyszukuje wiadomości od nadawcy „Nowak”, received:2023 – zawęża wyniki do wiadomości otrzymanych w 2023 roku, hasattachments:true – szuka wiadomości z załącznikami (np. plany, harmonogramy), subject:”Optymalizacja Procesów” – wyszukuje wiadomości, które mają dokładnie tę frazę w temacie, (plany OR harmonogramy) – znajdzie wiadomości zawierające słowa „plany” lub „harmonogramy” oraz NOT budżet – wyklucza wszystkie wiadomości, które zawierają słowo „budżet” w treści lub temacie.
Pewnie w tym momencie zadajesz sobie pytanie, po co tak komplikować?
Gdy masz setki a nawet tysiące maili w swojej skrzynce, korzyść z takiego wyszukiwania to przede wszystkim wielka oszczędność czasu. Dzięki takim poleceniom bardzo szybko znajdziesz kluczowe e-maile związane z konkretnymi aspektami, eliminując niepotrzebne informacje. Po wpisaniu tego polecenia na ekranie zobaczysz tylko 2-3 maile i nie będziesz musiał przewijać całej listy. Gwarantuję, że szukany przez Ciebie email będzie na tej krótkiej liście!
A czemu pokazuję wszystkie polecenia w języku angielskim? Przecież po polsku też działają (sprawdź). Angielski stał się międzynarodowym standardem w większości aplikacji i systemach informatycznych. Używanie angielskich poleceń ma wiele zalet. Po pierwsze, zapewni Ci uniwersalność – angielskie polecenia są rozpoznawalne globalnie, co ułatwi Ci pracę, gdy zalogujesz się na dowolnym urządzeniu na całym świecie. Twoje umiejętności będą wtedy uniwersalne. Po drugie, znacznie ułatwi Ci to naukę lub wsparcie techniczne, ponieważ rozbudowana dokumentacja, fora internetowe i materiały szkoleniowe są najlepiej opracowane właśnie w języku angielskim. Dodatkowo, angielskie polecenia sprzyjają zgodności z innymi programami, niezależnie jakiego oprogramowania użyjesz, angielskie polecenia (raczej na pewno) będą tam działać.
Nawyki, nawyki, nawyki
Aby efektywnie korzystać z powyższych poleceń wyszukiwania, zaoszczędzić czas i szybko odnaleźć potrzebne wiadomości warto abyś stosował kilka zasad:
Staraj się zawsze korzystać z kombinacji poleceń – łącz operatory, takie jak from:, to:, subject:, aby zawęzić wyniki wyszukiwania. Dzięki temu bardzo szybko znajdziesz interesująca Cię wiadomość.
Filtruj wiadomości według dat – jeśli szukasz maila z konkretnego okresu, używaj operatorów received:> i <.
Bądź precyzyjny dzięki cudzysłowom – aby wyszukać dokładną frazę, umieść ją w cudzysłowie. Na przykład subject:”termin spotkania” zwróci tylko te wiadomości, które mają dokładnie taką frazę w temacie, co wyeliminuje wyniki z fragmentarycznym dopasowaniem.
Twórz wyszukiwania z wykluczeniami – jeśli chcesz wykluczyć pewne wyniki, użyj operatora NOT. Na przykład from:nowak NOT („projekt” OR „budżet”).
Używaj kategorii do grupowania wiadomości – jeśli masz wiadomości oznaczone kategoriami, np. dla różnych projektów, wyszukiwanie po category: okaże się bardzo pomocne.
Oznaczaj ważne maile flagą – zaznaczaj istotne wiadomości flagą i potem wyszukuj je łatwo za pomocą hasflag:true. Flagi dają też cały szereg innych możliwości, ale to już zostawiam Tobie w ramach samodoskonalenia.
Używaj skrótów do szybkiego dostępu – wiele programów pocztowych obsługuje skróty klawiaturowe do uruchamiania wyszukiwania. W Outlooku możesz np. nacisnąć Ctrl+E lub F3, aby szybko przejść do pola wyszukiwania i od razu zacząć wpisywać polecenie.
I coś na deser: tworzenie folderów wyszukiwania w Outlooku
W Outlooku możesz zapisywać swoje zapytania jako „Inteligentne Foldery” (Smart Folders), dzięki czemu łatwo wrócisz do zapisanych wyników. Oto jak możesz utworzyć folder wyszukiwania w Outlook:
Uruchom program i przejdź do zakładki „Poczta”.
Przejdź do sekcji Foldery a tam w menu nawigacyjnym po lewej stronie znajdź sekcję „Foldery” i kliknij ją, aby uzyskać dostęp do opcji zarządzania folderami. Kliknij „Nowy folder wyszukiwania”. W zakładce „Folder” (znajdującej się w górnym menu), wybierz opcję „Nowy folder wyszukiwania”. Otworzy się okno dialogowe z listą opcji wyszukiwania.
Wybierz typ folderu wyszukiwania z listy dostępnych opcji, który najlepiej pasuje do Twoich potrzeb. Przykład: jeśli chcesz znaleźć wszystkie wiadomości oznaczone flagą, wybierz „Poczta oznaczona do wykonania”. A dla niestandardowych ustawień wybierz „Folder wyszukiwania niestandardowego”. I skonfiguruj go wykorzystując to co juz wiesz z tego artykułu. W nowym oknie wpisz nazwę dla swojego folderu (np. „Maile od Kowalskiego z załącznikami”) i kliknij „Kryteria…”.
Wprowadź kryteria wyszukiwania w zakładce „Wiadomość”, wpisz nadawcę w polu „Od” (np. „Kowalski”). W zakładce „Słowa” wpisz frazy, które chcesz znaleźć w wiadomościach (np. „budżet 2023” i „wynik”). Przejdź do zakładki „Opcje” i zaznacz przykładowo opcję „Tylko elementy bez załącznika”, jeśli chcesz wykluczyć wiadomości z załącznikami.
Zatwierdź kryteria i kliknij „OK”. Pozamykaj pozostałe okna dialogowe. Utworzyłeś właśnie folder wyszukiwania, który pojawi się w sekcji „Foldery wyszukiwania” na liście folderów w Outlooku. Możesz teraz kliknąć na folder, aby zobaczyć wiadomości, które odpowiadają ustalonym kryteriom. Twój folder wyszukiwania jest gotowy i automatycznie zaktualizuje się przy każdej nowej wiadomości spełniającej podane kryteria. Dzięki temu spersonalizowałeś swojego Outlooka pod siebie i możesz bez ponownego wpisywania polecenia, znajdować interesujące Cię maile. A niezależnie od tego, że te maila są w forderze wyszukiwania, znajdują sie również w folderze Skrzynka Odbiorcza.
Uwaga
Dodatkowo jedna uwaga techniczna, gdy przeglądasz akurat folder Skrzynka odbiorcza, i wpisujesz dowolne polecenie, będzie ono przeszukiwać również wszystkie podfoldery. W drugą stronę to nie działa. Gdy wpiszesz jakieś polecenie w podfolderze, polecenie nie przeszuka katalogów powyżej.
Podsumowując, regularne korzystanie z zaawansowanych funkcji wyszukiwania w programach pocztowych może Ci przynieść wymierne korzyści. Chcesz poprawić swoją produktywność i organizację pracy? Dzięki szybszemu odnajdywaniu kluczowych informacji, łatwiejszemu filtrowaniu istotnych wiadomości i automatyzacji procesów zyskasz więcej czasu na zadania, w których musisz się skupić, a to pozwoli Ci lepiej zarządzać własnymi obowiązkami. A to z kolei pozytywnie wpłynie na rozwój kariery – wyróżnisz się efektywnością i organizacją, co jest wysoko cenione przez pracodawców.
Tylko nie zapomnij pokazać szefowi, tak przy okazji, jak sprawnie wynajdujesz maile 😊.
W efekcie, wykorzystując pełen potencjał swojej skrzynki pocztowej, będziesz mieć więcej czasu na działania wymagające kreatywności, co uczyni Cię bardziej wartościowym członkiem zespołu. Po kilku dniach stosowania powyższych poleceń dojdziesz do takiej wprawy, że będziesz je wpisywać z pamięci i nie wrócisz już nigdy do starych nawyków przewijania długiej listy maili posortowanych wg od:.
I kiedy pewnego dnia usiądziesz obok koleżanki czy kolegi z biura, a on/ona akurat będą szukać jakiegoś ważnego maila i gdy zobaczysz jak oni marnują czas… Satysfakcja bezcenna 😊