5 minut czytania
W świecie zawodowym prędzej czy później zawsze stajemy przed wyborem działań, które najlepiej przysłużą się realizacji naszych celów. Wyobraź sobie, że właśnie zakończyliście burzę mózgów i macie przed sobą sporą listę kreatywnych pomysłów. Jak jednak w gąszczu tych propozycji szybko i skutecznie ocenić, które z nich naprawdę zasługują na wdrożenie w pierwszej kolejności, a które mogą spokojnie poczekać?
Odpowiedzią na to pytanie może być proste, ale niezwykle praktyczne narzędzie – matryca decyzyjności. Jej siła tkwi w prostocie, ponieważ opiera się na zaledwie dwóch kluczowych kryteriach: łatwości wdrożenia danego pomysłu oraz przewidywanych efektów, jakie ma przynieść. To właśnie dzięki koncentracji na tych dwóch aspektach matryca pozwala szybko i niezwykle przejrzyście ocenić potencjalne inicjatywy. Aby ułatwić sobie pracę z matrycą, możesz ją łatwo narysować. Przyjmuje ona formę dwuwymiarowego wykresu, gdzie każda z osi reprezentuje jedno z naszych kryteriów. Oś pozioma jest przeznaczona na ocenę „Łatwości wdrożenia”, biegnąc od „Trudnego” po lewej stronie do „Łatwego” po prawej. Oś pionowa natomiast odzwierciedla „Zakładane efekty”, idąc od „Małych” na dole do „Dużych” u góry. Na tak przygotowanym wykresie umieszczamy następnie nasze pomysły, projekty czy planowane działania, oceniając każde z nich pod kątem obu tych kryteriów.
Co odróżnia matrycę decyzyjności od bardziej złożonych narzędzi analitycznych? Przede wszystkim to, że nie wymaga ona gromadzenia ogromnej ilości danych. Jej zastosowanie może przynieść praktycznie natychmiastowe korzyści, pomagając w procesie selekcji działań. Matryca jest narzędziem intuicyjnym i szybkim w użyciu, co czyni ją idealną do przeprowadzenia wstępnej analizy pomysłów czy projektów. To właśnie dlatego tak chętnie sięgają po nią zespoły po sesjach burzy mózgów czy w ramach procesu Design Thinking – pozwala bowiem w szybki i skuteczny sposób wyłowić z bogatego „worka pomysłów” te inicjatywy, którymi naprawdę warto się zająć w pierwszej kolejności. Korzystając z tej metody, możesz strategicznie skupić się na tak zwanych „łatwych zwycięstwach”. Są to te działania, które charakteryzują się prostotą realizacji, a jednocześnie obiecują przyniesienie znaczących efektów. Jednocześnie, matryca pomaga świadomie odłożyć na bok te projekty, które pochłonęłyby zbyt wiele cennych zasobów (czy to czasu, czy pieniędzy, czy ludzkiej pracy), dając w zamian stosunkowo niski zwrot. Poniżej przedstawiam, jak krok po kroku stworzyć taką matrycę i efektywnie wykorzystać ją w praktyce.
Krok pierwszy – przygotowanie
Aby rozpocząć pracę z matrycą, potrzebujesz kilku prostych materiałów. Przyda się duża kartka z flipchartu, kilka kolorowych pisaków, a jeśli chcecie mieć możliwość łatwego przesuwania pomysłów, to również karteczki samoprzylepne, takie jak popularne Post-ity. Ważne jest również, aby zadbać o wygodne miejsce, w którym wszyscy uczestnicy zespołu będą mieli dobry widok na flipchart. Na przygotowanej kartce narysuj duży prostokąt. Następnie podziel go na cztery równe części, rysując poziomą i pionową linię, które przetną się dokładnie na środku. Te linie będą stanowiły osie Twojej matrycy. Teraz należy opisać te osie. Oś pozioma to „Łatwość wdrożenia” – po lewej stronie tej osi napisz „Trudne”, a po prawej „Łatwe”. Oś pionowa to „Zakładane efekty” – na dole umieść „Małe”, a u góry „Duże”. Kolejnym krokiem jest oznaczenie poszczególnych ćwiartek matrycy. W prawym górnym kwadrancie, gdzie spotykają się „Łatwe” wdrożenie i „Duże” efekty, zapisz: Priorytety (łatwe zwycięstwa). W lewym górnym kwadrancie (gdzie wdrożenie jest „Trudne”, ale efekty „Duże”) oznacz: Działania strategiczne. W prawym dolnym kwadrancie (gdzie wdrożenie jest „Łatwe”, ale efekty „Małe”) umieść: Drobne usprawnienia. Natomiast w lewym dolnym kwadrancie (gdzie wdrożenie jest „Trudne”, a efekty „Małe”) zapisz: Zamrażarka.
Krok drugi – zbierz zespół i przedstaw cel tworzenia macierzy
Krok drugi to zebranie zespołu i przedstawienie celu tworzenia macierzy. Zaproś zespół i jasno wyjaśnij, dlaczego w ogóle chcecie poświęcić czas na analizę i ocenę pomysłów. Powiedz otwarcie, że macie wiele potencjalnych działań do wyboru, które wydają się możliwe do zrealizowania. Podkreśl jednak, że nie wszystkie te pomysły mają taką samą wartość ani nie wymagają takich samych zasobów. Celem spotkania jest wspólne znalezienie najlepszych rozwiązań, które przyniosą największe efekty przy jednoczesnym najmniejszym nakładzie pracy. To właśnie w tym momencie (dobry) menedżer musi być gotów częściej powiedzieć „NIE” niż „TAK”. Warto również pokazać zespołowi, że matryca decyzyjności to nie tylko teoretyczne narzędzie, ale coś bardzo praktycznego, co przełoży się na konkretne działania. Efektem Waszej wspólnej pracy z matrycą będzie jasna lista priorytetów, co z kolei pozwoli całemu zespołowi skupić się na tych działaniach, które mają największy potencjał, oszczędzając w ten sposób cenny czas i energię.
Krok trzeci – doprecyzuj kryteria selekcji
Krok trzeci, który jest absolutnie kluczowy dla sukcesu, to doprecyzowanie kryteriów selekcji. Poświęćcie kilka, a nawet kilkanaście minut razem z zespołem na dokładne uściślenie, co dla Was oznaczają poszczególne kryteria. Jest niezwykle ważne, aby wszyscy w zespole rozumieli tak samo, co kryje się pod pojęciami „małe” i „duże” nakłady pracy czy finansowe. Warto o tym porozmawiać, ponieważ perspektywa co do znaczenia kwot może być bardzo różna w zależności od miejsca w strukturze firmy. Nie raz spotkasz się z sytuacją, że dla jednej osoby kilka tysięcy złotych będzie znaczącą barierą nie do zaakceptowania, podczas gdy inna osoba zacznie się poważniej zastanawiać dopiero, gdy kwota ma sześć cyfr.
Aby uściślić kryterium „Łatwość wdrożenia”, wykorzystajcie i przedyskutujcie następujące pytania:
Jakie konkretnie nakłady pracy lub finansów uznamy w naszym kontekście za duże, a jakie za niewielkie?
Kiedy realizacja danego pomysłu będzie wymagała od nas specjalnego zabiegania o dodatkowe zasoby (ludzkie, finansowe, techniczne)?
Czy dane zadanie możemy wykonać „w międzyczasie”, przy okazji innych obowiązków, czy też wymaga ono pełnego skupienia i dedykowanego czasu?
Czy mamy już wszystkie niezbędne zasoby do jego realizacji na wyciągnięcie ręki?
Jak skomplikowane jest samo wdrożenie tego pomysłu technicznie lub organizacyjnie?
Ile czasu orientacyjnie zajmie całe wdrożenie od początku do końca?
Ilu pracowników z naszego zespołu lub spoza niego będziemy musieli zaangażować w ten proces?
Z kolei, aby doprecyzować kryterium „Zakładane efekty”, pomyślcie wspólnie o następujących kwestiach:
Jak duży wpływ ma dane działanie na kluczowe wskaźniki firmy (tzw. KPI), które są dla nas ważne?
Czy wdrożenie tego działania realnie poprawi efektywność naszej pracy lub jakość naszych produktów/usług?
Czy to działanie przyniesie nam długoterminowe korzyści, które będą odczuwalne przez dłuższy czas, czy tylko krótkoterminowe?
Czy wdrożenie tego działania wpłynie pozytywnie na poprawę bezpieczeństwa pracy w naszym zespole lub firmie (jeśli to kryterium jest dla Was istotne)?
Odpowiedzi twierdzące na te pytania sugerują, że zakładane efekty będą duże. Dzięki temu, że kryteria są dobrze zdefiniowane i co najważniejsze, wspólnie zrozumiane przez cały zespół, praca z matrycą decyzyjności stanie się znacznie łatwiejsza i bardziej efektywna zarówno dla Ciebie, jak i dla pozostałych członków zespołu.
Krok czwarty – klasyfikowanie pomysłów
Teraz nadszedł czas na serce procesu – faktyczną pracę z matrycą. Zaprezentujcie zespołowi kompletną listę wszystkich pomysłów do oceny. Poproś każdego z uczestników, aby zastanowił się, w której z czterech ćwiartek matrycy powinien, jego zdaniem, znaleźć się każdy z tych pomysłów. Klasyfikacji możecie dokonywać na kilka sposobów: wspólnie na forum całego zespołu, indywidualnie przez każdego uczestnika, a nawet w parach. Pomysły możecie zapisywać bezpośrednio na dużej kartce z flipchartu, ale użycie karteczek samoprzylepnych (Post-itów) jest często lepszym rozwiązaniem. Dlaczego? Ponieważ ułatwia to ewentualne późniejsze przesunięcia pomysłów między ćwiartkami czy zmiany decyzji, gdy dyskusja przyniesie nowe argumenty. Co jest niezwykle ważne, to aby zawsze prosić o klarowne i krótkie uzasadnienie dla każdego umieszczenia pomysłu w danej ćwiartce. Pamiętaj też o zaangażowaniu wszystkich uczestników – aktywnie zachęcaj ich do udziału w dyskusji i fizycznym umieszczaniu pomysłów na matrycy.
Dobrym i angażującym sposobem na przeprowadzenie tego etapu pracy, szczególnie przy większej liczbie pomysłów, może być zastosowanie małej „gry” zespołowej. Wyobraź sobie, że w zespole pracują 4 osoby. Każdej z tych osób dajesz jeden pomysł z puli do wstępnego zaklasyfikowania do odpowiedniej ćwiartki matrycy. Niech każdy uczestnik na osobnej karteczce zapisze swoją rekomendację dotyczącą umieszczenia pomysłu oraz krótkie uzasadnienie swojej decyzji. Następnie, wszyscy uczestnicy przekazują swoje karteczki z pomysłami osobie siedzącej po prawej stronie. Nowa osoba ponownie dokonuje klasyfikacji tego samego pomysłu i dodaje swoje uzasadnienie na tej samej kartce. Powtarzajcie te kroki, aż każda karteczka z pomysłem wróci do osoby, która rozpoczęła jej ocenę. Wtedy możecie wziąć na stół kolejne 4 pomysły i powtórzyć cały proces. Na koniec tej rundy klasyfikowania, sprawdźcie wspólnie wyniki. Jeśli dany pomysł został jednogłośnie zakwalifikowany do tej samej ćwiartki przez wszystkie oceniające osoby – możecie śmiało wpisać go od razu na flipchart. Jeśli jednak głosy są podzielone, i dany pomysł wylądował w różnych ćwiartkach według poszczególnych osób – przedyskutujcie te wątpliwości na forum całego zespołu. Aby proces przebiegał sprawnie i nie trwał w nieskończoność, ustalcie limit czasowy na analizę i klasyfikację każdego pomysłu, np. 2 minuty. Podkreślajcie wszystkim uczestnikom, że różnice w ocenach są całkowicie naturalne i nie ma w tym nic złego. One nie służą udowadnianiu, kto ma rację, lecz wypracowaniu najlepszego możliwego rozwiązania dla danego pomysłu, biorąc pod uwagę różne perspektywy. Pamiętajcie – Waszym celem nie jest znalezienie „jedynie słusznego” miejsca dla pomysłu na matrycy, ale wspólna refleksja, dyskusja i wyciągnięcie wniosków. Ta konkretna metoda pracy z przekazywaniem sobie pomysłów ma wiele zalet. Po pierwsze, ma prostą strukturę i angażuje wszystkich uczestników w aktywny sposób. Po drugie, zapobiega sytuacji, w której pierwsze, mocne uzasadnienie jednego uczestnika od razu zdominuje myślenie całego zespołu. Po trzecie, wielokrotne klasyfikowanie tego samego pomysłu przez różne osoby prowadzi do bardziej przemyślanych i kompleksowych wniosków. Co równie ważne, możliwość analizowania i dyskutowania podzielonych głosów na forum zespołu to doskonała okazja, aby zidentyfikować potencjalne ryzyka związane z danym pomysłem lub spojrzeć na niego z różnych, czasem nieoczywistych perspektyw, które mogą mieć znaczący wpływ na ostateczną decyzję o jego losie.
Krok piąty – podsumowanie
Na tym etapie wszystkie rozważane pomysły powinny być już przyporządkowane do odpowiednich kategorii w matrycy decyzyjności. W trakcie pracy zebraliście także cenne, wartościowe uzasadnienia dla tych decyzji, a także zidentyfikowaliście obszary i idee, które wzbudziły wątpliwości czy wymagały dłuższej dyskusji. Być może w trakcie rozmów pojawiły się również potencjalne ryzyka, które warto mieć na uwadze przy dalszym planowaniu i ewentualnym wdrażaniu wybranych działań. Teraz wystarczy przełożyć zebrane informacje na czytelny raport. Raport ten powinien przedstawiać wyniki Waszej klasyfikacji pomysłów według matrycy oraz zawierać rekomendacje dotyczące dalszych działań dla poszczególnych kategorii (co robimy z priorytetami, działaniami strategicznymi, drobnymi usprawnieniami i pomysłami z zamrażarki). Dzięki transparentności całego procesu, w którym uczestniczył zespół, oraz dzięki jego aktywnemu zaangażowaniu masz solidną podstawę do zaprezentowania efektów pracy przed przełożonymi. Matryca decyzyjności to narzędzie wspierające, które ma za zadanie ułatwić Wam podjęcie świadomych decyzji i pomóc skutecznie skupić się na tym, co jest naprawdę ważne dla osiągnięcia Waszych celów.
I na koniec…
Teraz wystarczy przełożyć te informacje na czytelny raport, który przedstawi wyniki oraz rekomendacje. Dzięki przejrzystości procesu i zaangażowaniu zespołu masz solidną podstawę do prezentacji efektów przed przełożonym.