6 minut czytania
Przychodzisz rano do pracy, włączasz komputer, otwierasz swój notes lub kalendarz zależności od tego, czego używasz do organizacji swojego dnia pracy i czytasz listę zadań jakie masz na dziś. Jeżeli pracujesz z listą zadań Twoja organizacja dnia już jest na nienajgorszym poziomie. Wielu pracowników nie ma w ogóle nawyku planowania dni a co dopiero tygodnia pracy. A w wielu przypadkach prosta lista zadań jest wystarczająca do dobrej organizacji pracy. Szczególnie na stanowiskach specjalistycznych, przecież często za priorytety i kolejność zadań na tej liście odpowiada bardziej Twój przełożony a nie Ty.
Jeżeli jednak pracujesz na stanowisku kierowniczym i masz możliwość delegowania zadań do członków zespołu, zwykła lista zadań nie jest już wystarczająco efektywnym narzędziem. Znacznie lepsza okazać się może macierz Eisenhowera, którą gorąco polecam jako proste, ale dobrze sprawdzone narzędzie do organizacji pracy.
Macierz Eisenhowera to typowa dwuwymiarowa macierz, która klasyfikuje zadania według dwóch kryteriów: pilności i ważności. Ten nieskomplikowany podział umożliwia efektywne zarządzanie priorytetami i lepsze planowanie działań. To proste, ale skuteczne narzędzie do zarządzania czasem i priorytetami, którego nazwa pochodzi od Dwighta D. Eisenhowera, 34. prezydenta USA, który zasłynął swoją doskonałą organizacjom pracy. Macierz składa się z czterech kwadratów, które pomagają w ocenie i klasyfikacji zadań na podstawie ich pilności i ważności.
Czy zastanawiałeś się kiedyś czy istnieje różnica pomiędzy sprawami pilnymi i ważnymi?
Termin PILNE oznacza, że musisz natychmiast działać. Pojawił się jakiś problem, najczęściej poza Twoją kontrolą i musisz reagować. Jak pokazuje praktyka, w stosunku do zadań pilnych najczęściej działasz właśnie reaktywnie – w reakcji na to co dzieje się w otoczeniu. Często z zadaniami z grupy pilnych pojawiają się pytania: na kiedy muszę to zrobić?
Termin WAŻNE ma inne znacznie, dotyczy spraw długoterminowych i co do zasady nie są to sprawy pilne. Chyba że je zaniedbasz, wtedy staną się pilne. Z pojęciem ważne powinny kojarzyć Ci się od razu: planowanie, pro aktywność, wpływanie na otoczenie. Tu z kolei pojawi się pytanie: co się stanie jak tego nie wykonasz?
Różne zadania w danym momencie są ważne lub nieważne oraz pilne lub niepilne. A więc możesz je wpisać do jednej z 4 ćwiartek macierzy Eisenhowera.
Omówmy teraz każdą z ćwiartek macierzy Eisenhowera.
Ćwiartka I: Ważne i Pilne
Tu znajdują się zadania, które są kluczowe dla osiągnięcia celów i wymagają natychmiastowej uwagi. Przykładowo są tu wszystkie kryzysy, nagłe problemy, pilne projekty z bliskim terminem i te zadania, które przespałeś. Mogą się tu znaleźć też pilne maile lub przypadki typu popsuty komputer.
Staraj się, aby ta ćwiartka była pusta! Nie jest to proste, bo życie wciąż stawia przed nami różne niespodzianki. Powinieneś podejmować działania, aby zapobiec pojawianiu się tego typu sytuacjom. No i nie możesz dopuścić, aby ta ćwiartka Cię zdominowała i abyś wciąż zajmował się gaszeniem pożarów. To spowoduje stres, wyczerpanie a nawet wypalenie.
Ćwiartka II: Ważne, ale Niepilne
Ta część macierzy dotyczy zadań strategicznych, które są istotne dla długoterminowego sukcesu i one nie wymagają natychmiastowej reakcji. Ta ćwiartka mówi najwięcej o Twoim sposobie zarządzania. Zadania w tej części to: przygotowanie planów, realizacja zadań zaplanowanych, rozwój osobisty, budowanie relacji, praca nad projektami zgodnie z harmonogramem, czytanie książek, delegowanie zadań czy ćwiczenia fizyczne. Jak w tej ćwiartce umieścisz odpowiednie rzeczy, masz dużą szansę na uniknięcie wpadnięcia w ćwiartkę I. Planuj i wykonuj regularne przeglądy samochodu a nie zaskoczy Cię niespodziewana awaria auta.
Zadania z tej ćwiartki musisz dobrze zaplanować i regularnie poświęcać czas na pracę nad nimi. To będzie wymagać samozaparcia i świadomości, aby działać w zgodzie z własnymi planami. Musisz też zapobiegać, aby nie przeszły do ćwiartki I. Jeśli najwięcej Twojego czasu zajmą zadania z tej ćwiartki będziesz bardziej zrelaksowany, zmotywowany, bo będziesz odhaczał kolejne zadania z listy. Prawdopodobnie będziesz też cieszyć się harmonijnym życiem i dobrymi relacjami z innymi.
Ćwiartka III: Nieważne, ale Pilne
Zadania, które tu wpiszesz, wymagają szybkiej reakcji, ale nie przyczyniają się znacząco do osiągnięcia celów. W tej ćwiartce znajdzie się pisanie maili, spotkania, szczególnie te bez jasno określonego celu. Tutaj też wpadną niespodziewane zadania jakie wrzucą Ci inni. Musisz być ostrożny, bo zadania w tej ćwiartce to mogą być priorytety kogoś innego a nie Twoje.
Gdy masz dużo zadań z tej ćwiartki możesz mieć wrażenie, że jesteś w ćwiartce I. To pułapka, bo w prawdzie robisz dużo, ale nie ma z tego efektów dla Ciebie. Rozwinięta asertywność pomoże Ci minimalizować ilość zadań w tej ćwiartce.
Ćwiartka IV: Nieważne i Niepilne
Tu pojawiają się zadania, które nie mają żadnego wpływu na cele i nie wymagają szybkiej reakcji. To typowe złodzieje czasu, a więc zadania jakie powinieneś eliminować.
Typowe przykłady to przeglądanie mediów społecznościowych, oglądanie telewizji, nieproduktywne nawyki jak ciągłe dopieszczanie wykonanych raportów czy „turystyka biurowa” o ile nie wpływa na budowanie relacji.
Te zadania powinieneś eliminować lub ograniczać, aby nie marnować cennego czasu. Choć nie da się tego zrobić w 100% bo nikt nie jest robotem i trzeba czasami zająć się „nicnierobieniem”. W dużym stopniu od Ciebie zależy jak będziesz zarządzać złodziejami czasu i ile czasu stracisz.
Macierz Eisenhowera w praktyce
Dość typowym sposobem wykorzystania macierzy Eisenhowera w pracy jest planowanie z jej pomocą zbliżającego się tygodnia. Przygotuj sobie tabelę z 4 polami i wpisz do niej zadania jakie masz do wykonania. Skup się na tym, aby dobrze określić co jest ważne a co jest pilne. Pomocne mogą tu być słowa Dwighta Eisenhowera
„To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne”.
Gdy już uzupełnisz zadania w macierzy, najprawdopodobniej ćwiartka IV będzie pusta 
.
W kolejnym kroku zastanów się, co mógłbyś zrobić z wpisanymi zadaniami. Tak naprawdę nie ma jednego najlepszego sposobu na zadania z danej ćwiartki (chociaż niektórzy tak upraszczają ten temat). Przecież zadania PILNE również możesz (a może nawet powinieneś) delegować. Pamiętaj, masz do dyspozycji 6 różnych akcji:
(1) wykonać jak najszybciej,
(2) zaplanować wykonanie w kalendarzu,
(3) przekazać do wykonania innym,
(4) ograniczyć-zautomatyzować-zminimalizować pracochłonność,
(5) odłożyć na później, no i
(6) wyeliminować.
Gdy zatem wpiszesz zadania do macierzy, dopisz do nich co mógłbyś zrobić – wykorzystaj powyższe numery lub wesprzyj się kolorami: jeden kolor dla jednej akcji. W ten sposób dostaniesz dość proste, ale praktyczne narzędzie ułatwiające realizowanie zbliżających się zadań.
Od razu też zabierz się za zadania z ćwiartki II, zaplanuj je wpisując do kalendarza lub oddeleguj innym. Stosuj zasadę, aby zaplanować wykonanie tylko tych zadań, na które możesz przeznaczysz 60-70% swojego czasu. Pozostały czas da Ci „poduszkę bezpieczeństwa” na zadania z ćwiartek I i III.
Na koniec pokażę Ci inny, ciekawy, choć rzadziej spotykany sposób wykorzystywany macierzy Eisenhowera. Możesz wykorzystać macierz jako swoisty pamiętnik, codziennie wpisując tam zadania jakie wykonywałeś. Po wpisaniu zadań do poszczególnych ćwiartek będziesz miał możliwość zastanowienia się jaki jest Twój styl pracy, czy panujesz nad swoim kalendarzem, czy to raczej inni rządzą Twoim życiem zawodowym.
Życzę Ci powodzenia w praktycznym stosowaniu macierzy Eisenhowera i sukcesów jakie dzięki niej osiągniesz.