#04 Poczta email czyli warto umieć się nią posługiwać

7 minut czytania

Czy umiesz posługiwać się programem do obsługi poczty email? To pytanie wydaje się dziwne czy zaskakujące, bo przecież każdy ma email i każdy umie się nim posłużyć. Niezależnie czy to jest Gmail, Outlook czy jakikolwiek inny. Oczywiście każdy wie, gdzie wcisnąć przycisk WYŚLIJ, wie, jak zapisać wersję roboczą, czy jak odnaleźć stare wiadomości. Tylko czy to jest faktycznie ta umiejętność obsługi programu pocztowego dzięki której wykonasz swoje zadania sprawniej i bardziej efektywnie?

Zacznijmy od tego, że email jest elektroniczną wersją listu tradycyjnego. Email to skrót od angielskiego „electronic mail” i zapewnia szybką wymianę informacji pomiędzy osobami na całym świecie. Zwrócę tu uwagę, że email zastąpił list, a list nie służył do przesyłania pilnych wiadomości. Do pilnych służyły telegramy, tak jak dziś to tego służy telefon, ewentualnie sms.

Przyjrzyjmy się tradycyjnej skrzynce na listy

Co robisz, gdy w skrzynce na listy znajdujesz pocztówki, ulotki, rachunki, faktury czy gazetki ze sklepów? Wyciągasz wszystko ze skrzynki, czytasz, przeglądasz, część wyrzucasz, pocztówki wkładasz za szybę w kuchni a inne ważne dokumenty chowasz do teczki. Jeśli sprawdzasz skrzynkę na listy codziennie, to codziennie skrzynka na listy jest pusta. Takie praktyki zostały wypracowane przez wiele osób w sposób naturalny i najlepiej się sprawdzają. Nikt nie wkłada faktur z powrotem do skrzynki na listy, aby je tam przechowywać – to nie miałoby sensu. Zadajmy sobie pytanie, czemu tak właśnie robimy z pocztą elektroniczną?

Jak by wyglądała praca, gdyby do poczty elektronicznej zastosować takie same praktyki jak dla skrzynek tradycyjnych. Takie podejście istnieje, stosuje je z sukcesem wiele osób i nazywa się INBOX ZERO. Jest to metoda na porządkowanie maili, która jednocześnie pomaga usprawnić organizację pracy i zaoszczędzić czas. Od kilku lat stosuję te technikę i nie wyobrażam sobie, że kiedyś mogłem pracować inaczej. Poznałem INBOX ZERO przypadkiem, ale ten przypadek odmienił (na szczęście) moje nawyki zawodowe. Dziś obsługa poczty email zajmuje mi niewiele czasu i nie pamiętam sytuacji, abym na jakiś email zapomniał odpisać lub jakaś sprawa mi umknęła.

Przedstawię Ci INBOX ZERO na przykładzie firmowej skrzynki email.

Jakie w ogóle emaile dostajesz? Na pewno zawierające informacje z jakimi masz się zapoznać. Są tam pytania do Ciebie, czasami dostajesz załączniki, które musisz uzupełnić i odesłać, albo tylko zapisać w archiwum. Pewnie dostajesz też newslettery, reklamy, powiadomienia z systemu. Pamiętaj, email zastąpił list tradycyjny – nie musisz na niego odpowiadać od razu. W dobrym tonie jest udzielić odpowiedzi w ciągu 24 godzin, niektórzy odpowiadają po 48 i nie widzą w tym nic złego. Ja stosuję odpowiadanie w ciągu 24 godzin i to zakomunikowałem osobom z którymi współpracuję na co dzień. Co więcej, aby lepiej zorganizować sobie dzień pracy, nie musisz w ogóle wiedzieć, że otrzymałeś jakiś email właśnie teraz. Bądź praktyczny, czas na INBOX ZERO.

INBOX ZERO polega na regularnym, raz, może dwa razy dziennie, sprawdzaniu zawartości skrzynki odbiorczej i jej opróżnianiu, robiąc to w kilku tych samych krokach. Polecam sprawdzanie skrzynki email pod koniec dnia pracy, pracujesz do 16-tej, zaplanuj sprawdzanie email o 15:15. Możliwe, że twój charakter pracy wymusi sprawdzanie skrzynki odbiorczej również rano. Nim zaczniesz wdrażać INBOX ZERO usuń wszelkie powiadomienia o nowych emailach, również w telefonie komórkowym, uruchamiaj program pocztowy tylko wtedy, gdy w nim pracujesz. Czemu sprawdzam pocztę pod koniec dnia? Wtedy najczęściej jestem dość zmęczony, nie skupiam się już tak bardzo, mój najlepszy intelektualnie czas był rano, wtedy byłem wypoczęty i wtedy wykonywałem zadania wymagające koncentracji i skupienia. Ale nie oszukujmy się, do sprawdzenia poczty i odpowiedzenia na listy najczęściej wystarczy tylko kilka szarych komórek.

Sprawdzasz pocztę, dostaniesz jakieś nowe wiadomości, wtedy postępuj następująco:

W pierwszej kolejności znajdź te wiadomości, które możesz od razu usunąć. Przykładowo ktoś Ci dziękuje za przesłanie pliku – usuwasz, system Ci przypomniał, że masz fakturę do zatwierdzenia – usuwasz, spam i reklamy – usuwasz, przeczytałeś email i już do niego nie wrócisz – usuwasz.

W drugiej kolejności zabierz się za te emaile, które możesz przeczytać i załatwić w ciągu dwóch minut. Ktoś Cię o coś pyta, odpowiadasz kilkoma zdaniami – i już, dostałeś maila przypadkowo – przesyłasz go do właściwej osoby – i już, ktoś wykonał dla Ciebie zadanie – odpowiadasz „dziękuję” – i już. Ale aby skrzynka odbiorcza była pusta a tych maili nie chcesz kasować, musisz coś z nimi zrobić. Polecam założenie podkatalogu w skrzynce odbiorczej o nazwie „!Gotowe”. Czemu taka nazwa? Początek od „!” powoduje, że podkatalog zawsze będzie pierwszy na liście, nazwa Gotowe nie wymaga wytłumaczenia. Wszystkie maile które załatwiłeś w ciągu 2 minut przenosisz do katalogu !Gotowe. I gotowe. 2 minuty nie wzięły się tu przypadkowo, ale w myśl zasady jak możesz coś zrobić w 2 minuty, zrób to od razu. Ta zasada nazywa GTD (Getting Things Done).

Po trzecie, w poczcie znajdziesz też takie maile, na których musisz poświęcić więcej czasu. Od razu zamieniam taki email na zadanie, czyli np. w Outlooku klikam prawym klawiszem myszy na email, wybieram Szybkie kroki i wybieram Utwórz zadanie. Email zamienia się na zadanie, które pojawia się na liście zadań a ja jedynie planuję w kalendarzu czas na wykonanie tego jak i innych zadań. Oczywiście email przenoszę do katalogu !Gotowe. Mogą się też pojawić zadania od szefa, których wykonanie zajmie dłuższy czas. Co wtedy? Polecam od razu założyć w kalendarzu (najczęściej programy pocztowe mają zintegrowane kalendarze), termin na wykonanie tego zadania. W moim Outlooku klikam prawym klawiszem myszy na email, wybieram Szybkie kroki i wybieram Termin z załącznika. Potem planuje, ile czasu poświęcę na wykonanie tego zadania i kiedy, np. 45 min jutro o 13:30 i taki termin zapisuję w kalendarzu. A email z poleceniem zadania przenoszę do !Gotowe i dzięki temu mam od razu zaplanowany czas na wykonanie kolejnego zadania. To bardzo ułatwia organizację pracy i oszczędza masę czasu.

Po czwarte, zapewne w mailach dostajesz istotne załączniki, pliki, które są Ci potrzebne w dalszej pracy. Skopiuj zatem załącznik na dysk, do struktury folderów jaką na co dzień stosujesz a email przenieś do podkatalogu !Gotowe.

Gdy wykonasz powyższe kroki, Twoja skrzynka email będzie pusta, wszystkie emaile odpowiedziane lub praca nad nimi zaplanowana w kalendarzu. Gdy będziesz to robił cyklicznie, pod koniec dnia pracy – co bardzo polecam – wyjdziesz z biura ze słusznym przekonaniem, że masz wszystko ogarnięte, a Twoje samopoczucie znacznie się poprawi. Zapewniam.

INBOX ZERO to nie cel do osiągnięcia, to narzędzie jakie powinieneś używać w celu oszczędności czasu, lepszej organizacji pracy i większej skuteczności w realizacji codziennych obowiązków.

Możesz się spotkać z tym, że niektórzy użytkownicy poczty zakładają wiele różnych pod katalogów w skrzynce odbiorczej i bardzo zachwalają ten sposób pracy. Też to stosuję, ale znacznie bardziej ostrożnie. Przykładowo, gdy regularnie otrzymuję jakieś informacje, na przykład cotygodniową statystykę sprzedaży, to wtedy zakładam podkatalog o przykładowej nazwie SPRZEDAŻ i jednocześnie tworzę formułę, która automatycznie przenosi email ze statystyką sprzedaży do tego katalogu. Co dzięki temu zyskuję? Taki email znika ze skrzynki odbiorczej, jest przechowany w miejscu, które do tego zaplanowałem i w każdej chwili, gdy potrzebuję coś sprawdzić, szybko odnajduję email z danymi sprzedażowymi.

Gdy będziesz pracował w taki sposób większość twoich maili znajdzie się w katalogu !Gotowe. Zapewne się teraz zastanawiasz w jaki sposób szybko znajdziesz email, który jest ci potrzebny. I tu z pomocą przychodzi kilka przydatnych funkcji, jakie posiada praktycznie każdy program do obsługi poczty. Programy tego typu mają okno wyszukiwania, które dobrze wykorzystane, staje się potężnym narzędziem skracającym czas pracy.

Aby znaleźć wszystkie wiadomości od użytkownika „Nowak”, które zawierają załącznik, wpisz w polu wyszukiwania programu Outlook następujące polecenie:

from: NOWAK AND hasattachments:true

To polecenie wyszuka wszystkie e-maile od tego nadawcy, które zawierają jakikolwiek załącznik. Zwróć uwagę na łącznik AND, który wyszukuje ze wszystkich maili od użytkownika „Nowak” te, które mają załącznik. Możesz użyć łącznik AND kilka razy dodając interesujące Cię słowa kluczowe. Możesz też użyć innych łączników, np. OR.

O tym, jak używać narzędzia wyszukiwania w konkretnych przypadkach napiszę w osobnym artykule.

Podsumowując, efektywne zarządzanie pocztą elektroniczną to nie tylko umiejętność wysyłania i odbierania e-maili, ale przede wszystkim sprawna organizacja pracy przy jej użyciu. Stosując metodę INBOX ZERO oraz korzystając z zaawansowanych funkcji wyszukiwania, zyskujesz nie tylko porządek w skrzynce odbiorczej, ale także większą kontrolę nad swoimi zadaniami i oszczędność czasu. Dobrze zorganizowana poczta to mniej stresu, lepsze samopoczucie i wyższa efektywność w realizacji codziennych obowiązków. Bądź praktyczny i wykorzystuj narzędzia w pełni, aby szybciej i skuteczniej osiągać swoje cele. Zdziwisz się jak szybko Twoje otoczenie to dostrzeże.