#01 Analiza 5WHY czyli jak ogarnąć przyczyny problemu

5 minut czytania

Jasne, stary, ogarnij temat 5 Why! To jest taka spoko metoda, żeby dojść do sedna problemu, zamiast ciągle łatać to, co się psuje. Pomyśl sobie, ile razy coś naprawiłeś, a za chwilę znowu to samo? No właśnie! Chodzi o to, żeby znaleźć prawdziwą przyczynę, a nie tylko gasić pożary. Ta metoda 5 Why jest prosta jak się jej dobrze używa, i potrafi zdziałać cuda. Zaraz Ci powiem, jak to ogarnąć krok po kroku.

O co w ogóle chodzi z tym 5 Why?

Wyobraź sobie, że masz jakiś problem. Zamiast od razu go naprawiać, zaczynasz pytać „dlaczego?”. I pytasz tak kilka razy – no, tak mniej więcej 5, ale czasami trzeba więcej, czasami mniej. Chodzi o to, żeby przekopać się przez te wszystkie objawy i dotrzeć do źródła problemu, rozumiesz? To trochę jak z cebulą – zdejmujesz warstwa po warstwie, aż dojdziesz do środka.

Krok 1: Opisz konkretnie, o co chodzi

Zanim zaczniesz to swoje „dlaczego?”, musisz dokładnie wiedzieć, co Cię wkurza, co nie działa, jaki masz problem. Im dokładniej to opiszesz, tym lepiej.

• Spróbuj zamknąć problem w jednym, krótkim zdaniu. Na przykład: „Raporty od ludzi są jakieś takie… no, niekonkretne.”
• Potem rozwiń trochę: co to dokładnie znaczy i dlaczego to jest ważne? Jak to wpływa na Waszą robotę? Na przykład: „No bo jak te raporty są niejasne, to ciężko analizować dane i podejmować dobre decyzje. Możemy przez to głupio wypaść.”
• Nie zgaduj od razu, co jest przyczyną. Skup się na faktach, na tym, co widzisz.
• Jeden problem na raz, dobra? Jak masz kilka, to każdy rozkminiaj osobno.
• Jak masz jakieś konkretne dane, liczby, cokolwiek, co potwierdza, że ten problem istnieje, to wrzuć to na stół.

Przykład: „Wiesz, nasi ludzie piszą takie raporty, że nic z nich nie wynika. Jakby pisali na odwal się. Przez to potem musimy tracić czas na dopytywanie, co oni tam właściwie mieli na myśli. No i szefostwo też nie jest zadowolone, bo nie mogą na tych raportach polegać przy podejmowaniu decyzji. Ostatnio to już w ogóle same ogólniki i brak konkretów, co tylko dokłada nam roboty.”

Krok 2: Zróbcie burzę mózgów i zobaczcie, o co tam może chodzić (opcjonalnie, ale serio warto!)

Jak już wiesz, co Cię boli, to pomyślcie sobie, co mogło to spowodować. Możesz sam posiedzieć i pogłówkować, albo zebrać ekipę.

• Wyrzućcie z siebie wszystkie pomysły, jakie Wam przyjdą do głowy. Nie ma głupich pomysłów na tym etapie!
• Zapisujcie wszystko.
• Możecie też użyć takiego fajnego rysunku, zwanego diagramem Ishikawy (albo rybią ością). To taki schemat, gdzie problem jest jak głowa ryby, a te ości to różne kategorie przyczyn. W fabrykach często używają kategorii takich jak: metoda, materiał, człowiek, pomiar, środowisko, zarządzanie.
• Powrzucajcie te Wasze pomysły z burzy mózgów do tych kategorii na rysunku. Dzięki temu zobaczycie, jakie są potencjalne obszary problemu.

Krok 3: Zbierz ekipę, jeśli trzeba

Jak problem jest większy albo dotyczy różnych działów, to fajnie jest mieć do pomocy ekipę ogarniętych ludzi.

• Weź kogoś, kto bezpośrednio się tym zajmuje albo komu zależy na rozwiązaniu.
• Dobrze, jak w ekipie są ludzie z różnymi punktami widzenia i różnymi umiejętnościami.
• Wybierz takich, co mają wiedzę i doświadczenie w temacie.
• Ważne, żeby im się chciało to robić i żeby umieli pracować razem.
• Tak 3-5 osób to zwykle optymalnie.
• Upewnij się, że szefostwo o tym wie i Was wspiera.
• Jak ktoś nie zna tej metody 5 Why, to mu wyjaśnijcie, o co chodzi.
• Fajnie mieć w ekipie takiego „wariata”, co ma nietypowe pomysły i nie boi się mówić, co mu ślina na język przyniesie, nawet jak nie jest specjalistą w danej dziedzinie.

Krok 4: Zadawaj to magiczne „Dlaczego?”

No dobra, macie problem opisany (i może nawet ekipę). Teraz zaczyna się jazda z pytaniami.

• Zacznij od tego, co napisałeś w kroku 1. Zadaj pierwsze pytanie: „Dobra, ale dlaczego tak się dzieje?”.
• Staraj się dojść do bezpośredniej przyczyny.
• Zacznij odpowiadać od „bo”. Tak jakoś prościej jest wtedy zrozumieć, o co chodzi.
• Odpowiedzi mają być krótkie, proste i konkretne. Bez zbędnego gadania. Unikaj zdań z „ale”, „lecz”, „zaś”, „natomiast”, „jednak” albo „lub”, „czy”, „bądź”. To może zamieszać w analizie.
• Teraz bierzesz tę odpowiedź i znowu pytasz: „No ale dlaczego TO się dzieje?”.
• I tak pytasz „dlaczego?” za każdym razem, odnosząc się do poprzedniej odpowiedzi. Rób to tak długo, aż dojdziesz do prawdziwej przyczyny źródłowej. Nie zatrzymuj się na jakimś tam objawie.
• Pamiętaj, że te pierwsze odpowiedzi to mogą być tylko kolejne objawy. Musisz kopać głębiej, żeby znaleźć prawdziwe źródło, takie, którego usunięcie sprawi, że problem już nie wróci.

Krok 5: Sprawdź, czy to ma sens

Jak już znajdziecie tę Waszą „źródłową przyczynę”, to warto się upewnić, czy dobrze trafiliście.

• Zapytajcie sami siebie, czy to rzeczywiście jest głęboka przyczyna, czy tylko kolejny objaw. Ta ostateczna przyczyna powinna dotyczyć tego, jak pracujecie, jakie macie procesy.
• Sprawdźcie, czy te Wasze odpowiedzi na „dlaczego?” pasują do siebie i mają sens. Czy jedna wynika z drugiej?
• Upewnijcie się, że wszyscy w zespole rozumieją tę analizę i zgadzają się z tym, co wyszło.
• Sprawdźcie, czy te dane i informacje, które użyliście, są wiarygodne.
• Pomyślcie, czy te 5 (albo więcej) pytań „dlaczego?” wystarczyło, żeby dojść do sedna. Czasem trzeba pogrzebać jeszcze głębiej.
• I najważniejsze: sprawdźcie to od tyłu. Zadajcie sobie pytanie: „Jakbyśmy usunęli tę ostatnią przyczynę, to czy ten pierwotny problem by się pojawił?”. Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, to prawdopodobnie trafiliście w dziesiątkę!

Przykład takiego sprawdzania:

• Problem: Maszyna źle wygina części.
• Wasze „dlaczego?” doprowadziło Was do tego, że: bo sworznie były zużyte, bo nie były wymieniane od zakupu, bo nie wiedzieliśmy, kiedy je wymienić.
• Sprawdzacie od tyłu: Czy jakbyśmy wiedzieli, kiedy wymienić sworznie, to bylibyśmy je wymienili? Tak. Czy jakbyśmy je wymienili, to maszyna by dobrze wyginała? Tak. No to wygląda, że w tym miejscu macie rację.

Podsumowując…

Widzisz, stary, ta analiza 5 Why to prosta, ale mega przydatna sprawa, żeby odkryć, co tak naprawdę leży u podstaw problemów. Jak połączysz ją z tym rysunkiem Ishikawy, to już w ogóle będziesz mistrzem rozwiązywania zagadek! Nieważne, gdzie pracujesz, umiejętność docierania do prawdziwych przyczyn problemów to skarb. Zamiast ciągle gasić te pożary, poświęć chwilę, żeby zrozumieć, skąd się te pożary biorą. Dzięki temu nie tylko teraz coś naprawisz, ale też zapobiegniesz problemom w przyszłości. Ogarnij to i zobaczysz, jak Twoja praca stanie się bardziej efektywna!.